PENERAPAN
SISTEM ERP PADA PT KOKOH INTI AREBAMA
PT Kokoh Inti Arebama
telah menggunakan system ERP pada
perusahaannya. Solusi sistem teknologi informasi pada perusahaan ini
adalah Microsoft Business Solutions-Axapta.
Sebagai vendor besarnya PT KIA bekerjasama dengan Microsoft. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pelayanan terbaik
bagi konsumen lewat penyajian informasi secara real time. Microsoft Axapta juga mendukung dalam
penyediaan beberapa pilihan fungsi yang menyeluruh pada PT KIA. Termasuk di
antaranya: Customer Relationship Management,
Financial Management, dan Human Resource Management.
PENERAPAN
SISTEM CRM (Customer Relationship Management) :
Dalam CRM, hubungan yang terkait antara
lain adalah tentang hubungan perusahaan dengan pelanggan/customer. Dalam hal
ini, CRM berfungsi mengatur segala macam pelayanan penjualan dan proses
pemasaran.
1.
CRM Operasional
CRM Operasional
dikenal sebagai “front office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam
interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional mencakup proses otomatisasi yang
terintegrasi dari keseluruhan proses bisnis, seperti otomatisasi pemasaran,
penjualan, dan pelayanan.
Salah satu penerapan
CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah dalam bentuk aplikasi
web. Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Dan dalam hal ini PT KIA memeiliki sebuah akses web, kita dapat mengunjungi www.kiaceramics.com yang berguna bagi para pelanggannya untuk
memesan barang. Selain dengan situs web, PT KIA juga melayani via telepon, fax dan
email dalam pemesanan barang.
Beberapa contoh pelayanan lain yang diberikan
oleh PT KIA melalui web, diantaranya :
- Menyediakan pencarian produk. Pelanggan
sering kali mengalami kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan,
karena itu diperlukan fasilitas search.
- Menyediakan produk atau pelayanan
gratis, sesuatu yang dapat menarik pelanggan untuk mengunjungi web adalah
tersedianya produk atau pelayanan gratis
- Menyediakan pelayanan atau informasi
tentang penggunaan produk
- Menyediakan pemesanan on line
- Menyediakan fasilitas informasi status
pemesanan
2.
CRM Analitik
CRM Analitik dikenal
sebagai “back office” perusahaan. Aplikasi CRM ini berperan dalam memahami
kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan dalam melaksanakan analisis
pelanggan dan pasar, seperti analisis trend pasar dan analisis perilaku
pelanggan. Data yang digunakan pada CRM Analitik adalah data yang berasal dari
CRM Operasional. Dalam hal ini, PT KIA dengan cermat dapat melihat peluang
pasar yang ada. Ketika mereka memutuskan untuk menggunakan Microsoft Axapta,
mereka melihat adanya jangkauan pasar lebih luas yang bisa mereka dapat. Pada
dasarnya, PT KIA menjadi distributor dari keramik, cat, semen keramik dan
saniter. Tapi disebutkan bahwa untuk kedepannya, PT KIA akan berusaha
memperbanyak jenis produk yang akan mereka distribusikan. Ada kemungkinan
tentang adanya produk – produk baru yang akan mereka distribusikan tergantung
dengan trend pasar yang ada. Selain itu, mereka juga telah menyusun rencana
untuk menggiring KIA ke lantai bursa. Untuk mewujudkan hal tersebut, PT KIA
telah merencanakan pembenahan infrastruktur dalam perusahaan. Selain itu,
mereka berencana untuk melakukan implementasi aplikasi bergerak seperti lewat
PDA atau handheld lainnya dengan menggunakan aplikasi Sales Force Automation;
pemanfaatan sistem Business Intelligence oleh manajemen untuk kebutuhan tren
analisis dan pengambilan keputusan; penggunaan teknologi RFID di bagian
warehouse untuk mempermudah administrasi di sistem; dan integrasi B2B dengan
pihak prinsipal dan pelanggan dengan mengoptimalkan penggunaan jaringan
Internet untuk pemesanan barang.
PENERAPAN
SISTEM HRM (Human Resources Management) :
HRM (Human Resources
Management) pada PT KIA sudah cukup baik. Dalam Perusahaan ini pengembangan SDM
cukup terampiL. Dibuktikan dengan adanya penerapan system ERP baru dimana para
karyawan tidak mengalami kesulitan yang berarti dalam menggunakan system tersebut.
Training yang dilakukan hanya 3 bulan, ini dikarenakan system ini user-friendly
dan karyawan juga sudah memiliki kemampuan lebih dalam mengoperasikan komputer.
Lancarnya penerapan
system baru pada PT KIA tersebut tentu tidak terlepas dari proses perekrutan
karyawan yang dilakukan secara cermat dan hati – hati. Dalam perekrutan, PT KIA
menetapkan standar yang cukup tinggi. Oleh karena itu, tentunya para karyawan
PT KIA adalah orang – orang terpilih yang memiliki keterampilan dan kecakapan
yang baik. Dengan kualitas yang baik tersebut, maka tentu saja PT KIA akan
memiliki kesempatan lebih besar dalam mewujudkan ambisinya menjadi distributor
bahan bangunan terbesar di Indonesia.
Penerapan Financial System :
Dalam
hal financial perusahaan ini juga telah menerapkan system ERP, salah satu
contohnya adalah dalam sisi laporan keuangan. Sebelumnya untuk membuat tagihan
saja diperlukan waktu yang cukup lama. Hal itu disebakan karena adanya proses
yang ribet, Proses pekerjaan di cabang (warehouse) memanfaatkan aplikasi
tailor-made yang berjalan dalam versi DOS. Dalam proses ini, Bagian Konter
Penjualan mengirimkan data purchase order (PO) dan delivery order (DO) ke
warehouse melalui e-mail setiap hari. Warehouse juga akan mengirimkan data
Surat Jalan ke Akunting Penjualan melalui e-mail setiap hari. Selanjutnya,
Akunting Penjualan membuat tagihan. Bagian akunting cabang kemudian mengirimkan
back-up transaksi cabang setiap akhir bulan ke kantor pusat untuk dilakukan
closing dan konsolidasi bulanan. Singkat kata, prosesnya dulu itu cukup ribet
dan membutuhkan waktu yang lama.
Sekarang,
dalam proses DO, umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk
setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus
segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di
warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai
penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan
secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor
kapan jatuh tempo dan pembayarannya.
Secara
keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP itu diharapkan tercipta suatu
sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Sebab, segala sesuatunya bisa
dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer.
Melalui pola tersentralisasi itu pula kantor pusat bisa memantau jenis barang
yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan. Dari
sisi laporan keuangan, juga lebih cepat.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar